Un sistema de punto de venta es una solución tecnológica que permite a las empresas registrar rápidamente las ventas de bienes y generar e imprimir recibos de compra para los clientes.
Se puede decir que son un desarrollo natural de las cajas registradoras de épocas anteriores. Sin embargo, estas herramientas van un paso más allá, ya que no solo permiten registrar las ventas, sino también conectar y alimentar información a los procesos centrales de la empresa en tiempo real, simplificando enormemente la gestión y generación de informes financieros.
Estos tipos de sistemas suelen ser utilizados por empresas que generan un gran volumen de ventas directas al consumidor, como supermercados, restaurantes y hoteles.
Los software POS te permite que con artículos predefinidos, códigos y una interfaz amigable, las ventas se puedan realizar de manera muy rápida e intuitiva sin crear una "cuenta mental" o ingresar información adicional más allá de lo que se vende, simplemente especifique qué artículos traer y la factura se procesará automáticamente. Además, el software ya es compatible con varios métodos de pago, como tarjetas de débito y crédito. Una vez que se completa la venta, el software solicita una pequeña impresora para la facturación clásica.
El software POS piensa sobre todo en que toda la venta y su relación con los productos disponibles se realice en el menor tiempo posible, pudiendo posteriormente estudiarse los datos integrando la parte contable del software, o migrar la información a un programa de contabilidad.
Los software POS te permiten:
Mejorar tu control de inventarios:
Así es: las ventajas de contar con un POS no se limitan a las ventas, sino que impactan otras áreas como lo son los inventarios. Un punto de venta permite ver en tiempo real la cantidad de productos disponibles y algunos permiten generar órdenes de producción automáticamente en caso de contar con la materia prima necesaria.
Todo lo anterior, desde una misma pantalla y sin tener que contactar al equipo de almacenes o llamar a las demás sucursales. Mucho más práctico, ¿no lo crees?
Ahorrar tiempo a tus clientes:
En ventas, ¡un segundo puede hacer la diferencia! Al tener cara a cara a nuestro cliente es crucial ser capaz de registrar la transacción en el menor tiempo posible, para así mejorar al máximo la experiencia de compra.
Un software POS no solo te permite reducir el tiempo de captura, sino que realiza por ti los cálculos de impuestos o descuentos. Nada de tener que sacar la calculadora para realizar operaciones complejas que terminen por retrasar el cierre de tu venta. Sin duda, una gran manera de fidelizar a tus clientes.
Simplificar tu contabilidad:
También la administración financiera y contable de tu empresa se verán beneficiadas, ya que al momento de realizar una venta, esta se captura automáticamente en tu sistema contable sin la necesidad de introducir manualmente cada uno de los recibos generados. ¡Adiós a las montañas de papeles!
Generar reportes de venta en tiempo real:
¡Uno de los más importantes beneficios! Gracias a esta herramienta puedes obtener reportes en tiempo real del flujo de dinero de tu negocio. Además, tienes la capacidad de generar reportes históricos tan valiosos como lo son el número de ventas por vendedor, caja o sucursal, en el periodo de tiempo que tú determines.
Con toda esta información a tu alcance, podrás tomar mejores decisiones estratégicas que beneficien el crecimiento de tu negocio.
En Colombia, existen empresas totalmente especializadas que pueden implementar un sistema POS exitoso que permita el mejor funcionamiento de su negocio. Syncro es una empresa distribuidora de muchas soluciones y software que cuenta con más de 10 años de experiencia en la implementación y aplicación de proyectos que les permiten a las pequeñas y medianas empresas alcanzar sus objetivos de negocio.
Gracias a la capacidad y amplia experiencia con que cuenta el personal de Syncro, esta exitosa compañía ha logrado implementar más de 500 aplicaciones de ERP, con varios fabricantes. Así que ya lo sabe, si desea alcanzar el éxito en su negocio, no dude en contratar los servicios de Syncro, en equipo con usted.
En la actualidad es muy complicado para las personas que son nuevas en temas de contabilidad, poder comprender de forma correcta qué son los sistemas contables, debido a que el medio se encuentra ampliamente globalizado, provocando diferentes definiciones que causan confusiones en los que conocen poco al respecto. Existen personas que piensan que cuando se habla de un sistema contable se refiere a un software de contabilidad, si bien es cierto que este software contiene algoritmos que permiten programar un sistema contable, el término va mucho más allá.
Deben saber que un sistema contable está compuesto por diversos elementos de información contable y financiera mutuamente relacionados. El objetivo principal de estos sistemas es apoyar en la toma de decisiones gerenciales de una empresa u organización; la información que proporciona un sistema contable debe ser oportuna y eficiente, de tal manera que permita al área gerencial analizar y clasificar la información para que pueda llegar a un determinado número de usuarios finales (accionistas, clientes, dueños, gobierno hasta clientes) que estén vinculados con el negocio.
De esta manera, los sistemas contables deben ajustarse, por completo, a las necesidades y los objetivos de la empresa u organización. Para su correcto funcionamiento e implementación, es necesario que los encargados del sistema contable tomen en cuenta el giro o actividad del negocio y las estrategias competitivas que han establecido dentro del mercado, permitiéndoles estandarizar los procedimientos y definir las estructuras de costos. Estas estrategias le permitirán al sistema contable presentar a la gerencia información estandarizada y fácil de interpretar, permitiendo realizar un análisis financiero de la empresa u organización.
Los profesionales de la contabilidad tienen bien claro que existen diferentes tipos o sistemas de negocios como: Comerciales, de Servicios, de Consumo, Financieros, de Productos, etc. Cada uno de estos sistemas de negocios requiere de un sistema que le proporcione información contable de utilidad. Por ejemplo, una empresa u organización bancaria requiere de información completamente diferente a la que requiere un sistema de negocio comercial, pues es evidente que cada uno de ellos tiene distintas necesidades financieras.
En el primer caso, la organización bancaria requiere de un sistema ampliamente vinculado con la cartera crediticia de todos y cada uno de sus clientes con el fin de conocer los datos sobre morosidad de los implicados, apalancamiento financiero, calidad de la cartera crediticia y tasas de interés actuales. Mientras, el establecimiento comercial buscará conocer, a través de su sistema contable, la cantidad clientes, conocer los estándares de inventario, facturación y comisiones.
Por tanto, al diseñar un sistema contable, lo primero que se debe analizar son las necesidades de la empresa u organización y el objetivo del negocio, situaciones que les permiten a los gerentes tomar decisiones y acciones que lleven a la consolidación exitosa del negocio o empresa. De esta manera, será posible cumplir con las tareas asignadas a través de la implementación de un sistema contable, mostrando así su eficacia y su efectividad en diferentes ámbitos y sistemas empresariales.
Esto quiere decir que los estados financieros, son el resumen general de las actividades y operaciones que se realizan a través de los sistemas contables. Podríamos decir que el sistema contable permite conocer el estado actual del negocio, por lo que debe presentar información completamente real, medible y auditable que permita tomar decisiones correctas a todos los encargados de la empresa o negocio. De esta manera, el sistema contable es la base fundamental para conocer de forma sencilla el funcionamiento de una empresa, bridando confianza en los inversionistas, proveedores y clientes.
Una vez que los especialistas en contabilidad han analizado los principales objetivos de la empresa, es posible diseñar los sistemas contables con los elementos adecuados que les faciliten el efectivo control financiero y sobre las transacciones que se realizan en la empresa u organización. Pero no sólo deben tomar en cuenta estos objetivos principales, para que un sistema contable sea altamente efectivo y exitoso, debe contar con la flexibilidad necesaria para ajustarse a las necesidades, en función de la evolución y crecimiento, de la empresa u organización.
Para lograr esto, los especialistas en contabilidad deben ser sumamente habilidosos para elaborar un plan de cuentas o catálogo contable que incluya todas los movimientos financieros y cuentas necesarias que permitan al sistema adecuarse constantemente a las necesidades, objetivos y estrategias cambiantes de la empresa u organización. Después de todo, dice el dicho: “No es lo mismo los tres mosqueteros, que 20 años después”; lo mismo ocurre con las empresas u organizaciones, debe adaptarse a las necesidades cambiantes del sistema neoliberal.
Como puede verse, los sistemas contables ofrecen un sinfín de facilidades que le permiten al área gerencial tomar decisiones sobre las inversiones que se realizan en la empresa. Esto, sin duda, representa una ventaja ante la volatilidad financiera que se ha experimentado en todo el mundo desde la crisis económica mundial de 2008 y de la que muchas naciones no han logrado salir avante, afectando a las pequeñas, medianas y grandes empresas.
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