Las empresas que deciden implementación de ERP no siempre disponen de mucho tiempo para hacerlo pero es importante entender que un proceso importante y necesita tiempo. Muchas veces los proveedores de ERP afirman que el tiempo de implementación tiene un promedio de 3 a 6 meses. Tenemos que tomar eso como un promedio y no como la única verdad. A veces, los cortos períodos de implementación presentan imprevistos. Si bien no hay una serie de reglas estrictamente a seguir que nos aseguren una implementación exitosa, se recomienda seguir ciertas etapas de implementación de un ERP.
En los últimos años, sin embargo, los cambios impulsados por Internet redujeron el tiempo que se necesita para entregar módulos del ERP. Estas implementaciones más rápidas son el resultado de mejoras intensivas en los procesos de implementación y de una nueva categoría de entrega de software ERP conocida como a demanda o Software as a Service (SaaS). Por lo general, las aplicaciones bajo demanda y el ERP SaaS están organizadas por un tercero, y los clientes acceden a través de una conexión Internet. Debido a que el software no necesita implementarse de la forma tradicional, conocida como on-premise, los tiempos y recursos necesarios disminuyen de manera considerable.
Las principales fases de una implementación de un software ERP, a nivel general, quedarían definidas de la siguiente forma:
Esta etapa tendrá como objetivo determinar los recursos del proyecto, tanto técnicos como humanos, de igual manera deberá definirse los acuerdos de planificación de proyecto en cuanto a tiempos y horarios de trabajo. El equipo de trabajo deberá quedar definido, con los roles y responsabilidades de cada rol totalmente claras. Se recomienda además en esta etapa dejar instalado el software para garantizar desde un principio su correcto funcionamiento en el ambiente propio de la empresa. El siguiente cuadro es un ejemplo a los fines ilustrativos.
El objetivo de esta etapa será llegar a un entendimiento común entre el equipo especialista del sistema y el equipo experto de la empresa en cuanto a cuáles son los procesos actuales de la empresa y cuáles son sus expectativas con respecto a la implementación del ERP.
En esta etapa se deberá configurar la herramienta bajo los parámetros definidos en la etapa anterior. De ser necesario se deberá además cumplir con los desarrollos o configuraciones especiales que se requieran. Además, esta etapa deberá ser la indicada para llevar a cabo pruebas de lo configurado así como pruebas de cualquier desarrollo o integración con otros sistemas que se haya requerido.
El objetivo de esta etapa será el cubrir con todos los requerimientos previos a la salida en vivo. Aquí es donde se deberá llevar a cabo la capacitación de los usuarios finales así como la del administrador del sistema ERP. Adicional en esta etapa se deberá cumplir con pruebas finales del sistema, ajustes del mismo y preparación de saldos iniciales para la salida en vivo.
Finalmente, esta etapa está orientada a la puesta en marcha del nuevo sistema. Su principal objetivo es salir del ambiente de pruebas y empezar a trabajar sobre una base definitiva de Producción. Adicional se enfoca en el soporte que se requiera durante las primeras semanas de trabajo así como en los ajustes de mejora de desempeño que puedan requerirse. Sin embargo, es necesario conocer que hay vida después de implementar un ERP.
Esta es una etapa independiente de las fases previas y debería cumplirse durante todo el el proyecto de implementar un ERP. Su objetivo es llevar el control del mismo con respecto a cumplimiento de planificación, retrasos, pendientes, análisis y mitigación de riesgos, y toda actividad que apoye a un control de calidad de la implementación.
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